リファレンスカードの作成はプラスチックカードがおすすめ

こんにちは。プラスチックカード印刷の専門店、バズ・プランニングです。

インシデント対策や、顧客対応のプロセスなどをまとめた「リファレンスカード」。

業務中に「手順を参照する」ためのカードです。本記事では、リファレンスカードの概要や記載する内容、制作事例について解説します。

リファレンスカードとは？

リファレンスカード

「リファレンスカード（Reference Card）」とは、業務中に「手順を参照する」カードです。
「Reference」は「参照」「参考」などの意味があります。

リファレンスカードは、手順を誤ると重大な事故につながる業務や、顧客対応のプロセスなどをまとめたものを、必要な時にすぐに使えるようにカードにしたものです。
古い言い方をすると「あんちょこ」といえるものです。

作業者の慣れから来るヒューマンエラーを防ぐ目的もあります。

リファレンスカードインシデント

リファレンスカードは、次のような企業や担当者の方におすすめです。

「インシデント（incident）」とは、事故や事件が発生するおそれがあることを意味します。

取引先や顧客からの信頼を守る意味でも、インシデントが起こるような状況を生み出さないことが重要です。
社員証やIDカードと一緒に常に携帯する、あるいはデスクや作業場のわかりやすい位置に貼るなどして、従業員の意識を高めるのに効果的です。

では、具体的に「リファレンスカード」にはどのようなことを記載しておくといいのでしょうか？

例として、セキュリティインシデントが発生した場合の対応方法をご紹介します。
セキュリティインシデントとは、セキュリティの事故・出来事のことです。例えば、情報の漏えいや改ざん、破壊・消失、情報システムの機能停止またはこれらにつながる可能性のある事象等です。

インシデント発生時の対応には3つのステップがあります。
各段階で適切な対応を行えるように記載内容をまとめておきましょう。

検知と連絡受付

対応体制の構築

情報セキュリティ責任者は、対応すべきインシデントであると判断したら、速やかに経営者に報告します。
経営者は、インシデントが事業や顧客に与える影響を踏まえ、速やかにインシデント対応のための体制を立ち上げ、あらかじめ策定している対応方針に従い、責任者と担当者を定めて、役割分担を明確にします。

初動対応

初動対応として、対象となる情報が外部からアクセスできる状態にある場合や、被害が広がる可能性がある場合は、ネットワークの遮断、情報や対象機器の隔離、システムやサービスの停止を行います。ただし、対象機器の電源を切る等、不用意な操作でシステム上に残された記録を消さないようにします。

第一報

すべての関係者への通知が困難な場合や、インシデントの影響が広く一般に及ぶ場合は、状況をウェブサイトや、メディアを通じて公表します。公表によって被害の拡大を招かないよう、時期、内容、対象などを考慮します。
顧客や消費者に関係する場合は受付専用の問い合わせ窓口を開設し、被害が発生・拡大した場合にはその動向を速やかに把握し対応します。

第二報以降・最終報

被害者や、影響を及ぼした取引先や顧客に対して、インシデントの対応状況や再発防止策等に関して報告します。また、被害者に対する損害の補償等を、必要に応じて行います。
個人情報漏えいの場合は個人情報保護委員会、業法等で求められる場合は所管の省庁等、犯罪性がある場合は警察、ウイルス感染や不正アクセスの場合はIPAへ届け出ます。